📌 ¿Cuánto tiempo debes conservar las facturas y documentos de tu empresa?

Una de las obligaciones más importantes —y a menudo olvidadas— de empresarios y autónomos es la correcta conservación de la documentación relacionada con su actividad económica. No se trata solo de una buena práctica organizativa, sino de un requisito legal que puede tener importantes consecuencias en caso de inspección.

En este artículo te explicamos qué documentos debes guardar, durante cuánto tiempo y qué especial atención debes prestar a los activos fijos de tu empresa.

🧾 ¿Qué documentación estás obligado a conservar?

La normativa fiscal y mercantil establece que debes conservar todos los documentos relacionados con tu actividad, entre ellos:

• Facturas emitidas y recibidas
• Tickets y justificantes de gasto
• Libros contables (diario, inventarios, cuentas anuales, etc.)
• Extractos bancarios
• Contratos
• Documentación laboral (nóminas, seguros sociales, etc.)
• Declaraciones tributarias

👉 En definitiva, cualquier documento que justifique ingresos, gastos o inversiones de la actividad.

⏳ ¿Durante cuánto tiempo hay que guardarlos?

📌 Regla general (ámbito fiscal)

La Agencia Tributaria establece un plazo de 4 años (prescripción fiscal) para poder comprobar e investigar.

Este plazo empieza a contar desde:

• El fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente.

📌 Obligación mercantil

El Código de Comercio obliga a conservar la documentación durante 6 años desde el último asiento contable.

👉 Por tanto, en la práctica, recomendamos conservar toda la documentación al menos 6 años.

⚠️ Atención especial: activos fijos de la empresa

Aquí es donde muchos negocios cometen errores importantes.

Los activos fijos son aquellos bienes que permanecen en la empresa durante varios años, como por ejemplo:

• Ordenadores
• Maquinaria
• Vehículos
• Mobiliario
• Inmovilizado en general

📌 ¿Por qué requieren un tratamiento especial?

Porque estos bienes:

• Se amortizan durante varios años
• Afectan a distintas declaraciones fiscales a lo largo del tiempo
• Pueden generar regularizaciones en caso de inspección

🕒 ¿Cuánto tiempo deben conservarse estos documentos?

👉 Durante toda la vida útil del activo + el plazo de prescripción fiscal (4 años)

Ejemplo práctico:

• Compras una máquina en 2023
• Se amortiza en 10 años (hasta 2033)
• Deberás conservar la factura hasta 2037

📌 Es decir:
Vida útil del bien + 4 años adicionales

❗ ¿Qué pasa si no conservas la documentación?

No disponer de los justificantes puede implicar:

• Pérdida del derecho a deducir gastos
• Regularizaciones fiscales
• Sanciones económicas
• Problemas en inspecciones

📂 ¿En papel o en digital?

Puedes conservar la documentación:

• En formato físico
• En formato digital (escaneado)

Eso sí, debe garantizarse:

• Legibilidad
• Autenticidad
• Integridad
• Acceso inmediato en caso de requerimiento

✅ Recomendaciones desde Joares Consultores

• Mantén un sistema ordenado de archivo (físico o digital)
• No elimines documentación “antigua” sin revisar su relevancia
• Presta especial atención a inversiones y activos
• Consulta siempre antes de destruir documentos

📣 Conclusión

Conservar correctamente la documentación no es solo cumplir la ley, sino proteger tu negocio.

👉 Recuerda:

• Documentación general → mínimo 6 años
• Activos fijos → toda su vida útil + 4 años

En Joares Consultores te ayudamos a implantar sistemas de control documental eficientes y adaptados a tu empresa.

Si tienes dudas sobre tu caso concreto, no dudes en contactar con nosotros en info@joares.com.

Artículo redactado con la ayuda IA