¿Te has adaptado ya a la normativa SEPA?

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¿Te has adaptado ya a la normativa SEPA?

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Explicamos los pasos a dar para adaptarse a la normativa SEPA antes del 1 de Febrero de 2016, y las  consecuencias prácticas que tiene su implantación para la tesorería y finanzas de las empresas.

¿Qué es la SEPA?

SEPA (Single Euro Payments Area) responde a la creación de un mercado único de pagos en euros. Un sistema en el que los particulares y las empresas podrán realizar transferencias en toda Europa de forma rápida, segura y en igualdad de condiciones.

La SEPA define un conjunto de instrumentos de pago en euros basados en un nuevo conjunto de normas, prácticas y estándares comunes a toda la zona:

  • Pagos con Tarjeta.
  • Transferencias.
  • Adeudos por domiciliación bancaria

Plazos de adaptación

Antes del 1 de febrero las empresas de los 28 países de la UE, además de en Islandia, Liechtenstein, Noruega, Suiza y Mónaco, deben adaptarse al SEPA. Todas las empresas han de realizar una serie de operaciones que permitan ajustar la contabilidad y sistema de pagos de su empresa a la nueva normativa:

¿Qué ocurre si no se adapta al SEPA?

A principios de 2016 los bancos dejarán de facilitar las aplicaciones web que actualmente ponen a disposición de sus clientes y que permiten las conversiones automáticas de los CCC por IBAN y de los ficheros tradicionales de Norma 34, 19, 32 Y 58 por ficheros de transferencias y adeudos SEPA.

Si una empresa no se adapta, no podrá efectuar pagos ni recibir cobros hasta que lo haga.

Además, son muchas las empresas que se han olvidado de obtener y guardar el mandato firmado. Esto puede suponer un grave problema, dado que en el caso de no cumplir con la normativa los clientes contarían con hasta trece meses de plazo para devolver las facturas, pudiendo justificar que el cobro no es adecuado al no contar con la autorización firmada.

Pasos a seguir para adaptarse a SEPA antes de febrero de 2016

1.- Conocer el IBAN y BIC de clientes y proveedores.

2.- Incluir el propio BIC e IBAN en nuestras facturas.

3.- Elegir entre el esquema Básico (CORE) o el esquema Empresa a Empresa (B2B):

-Si los clientes son, principalmente, particulares y con cuentas en España, es aconsejable el esquema Básico con plazo de presentación reducido (COR1) para minimizar el tiempo de gestión de cobro.

-Si los clientes son empresas (incluyendo autónomos), es mejor utilizar el esquema Empresa a Empresa (B2B) para minimizar el riesgo de devolución.

Esquema Básico (Core): Si la empresa tiene clientes a los que ya emite recibos actualmente, a través del sistema de domiciliaciones bancarias vigente hasta ahora (recibos al cobro mediante el Cuaderno 19), no es necesario que recabe de ellos un Mandato SEPA. Solo se necesitará recabar mandatos de aquellos clientes nuevos a los que se desee emitir adeudos directos, cuando antes no les haya cursado recibos (y por tanto no tenga orden de domiciliación bancaria).

Esquema Empresa A Empresa (B2b): La empresa necesita recabar el mandato firmado de sus clientes. En el esquema Empresa a Empresa (B2B), la migración no es posible. Los clientes deberán firmar y remitir el mandato previamente a la emisión de los adeudos directos.

– Hay que tener en cuenta que, aunque hasta el 31 de enero se podrán enviar al banco los recibos con órdenes de domiciliación, si la entidad bancaria rechazase algún recibo (por ejemplo, por un error en el número de cuenta), una vez corregido el dato erróneo, no se podría reenviar, ya en el mes de Febrero, hasta tener un mandato SEPA en su poder.

– Migrar las actuales domiciliaciones bancarias a Mandatos SEPA.

– Se pueden emitir adeudos directos bajo el formato SEPA desde Diciembre o Enero.

Principales novedades

El C.C.C. (Código de Cuenta Cliente) que identificaba las cuentas en España deja de utilizarse, y en su lugar, se usará el I.B.A.N. (Internal Bank Account Number o Código Internacional de Cuenta Bancaria) un identificador común para todos los países de la zona SEPA.

En las transferencias a otros países será necesario especificar el BIC, Bank Identifier Code o Código de Identificación Bancaria, que identifica la entidad bancaria de la cuenta.

En los recibos también se debe especificar el BIC, aunque solo temporalmente, previéndose su eliminación definitiva en 2016. A partir del 1 de febrero de 2016 el código IBAN será el único código requerido.

El Cuaderno 19 de la AEB (Asociación Española Bancaria), formato mediante el cual se realiza el cobro de recibos domiciliados, deja de estar operativo.

Las tarjetas se pueden utilizar para pagar y disponer de efectivo en toda el área SEPA.

El confirming y los cheques no se ven afectados por SEPA.

Ventajas

El plazo para que su entidad le devuelva los cargos o rechace la devolución es de 10 días hábiles.

La devolución de los adeudos se somete a la normativa de servicios de pago, destacando:

a) plazo máximo de 13 meses para solicitar la rectificación de operaciones incorrectas o no autorizadas.

b) El consumidor dispone de 8 semanas para devolver recibos autorizados, siempre que, cuando se dio la autorización, esta no especificase el importe exacto y dicho importe supere el que el ordenante podía esperar razonablemente.

¿Qué obligaciones tiene como acreedor?

Como acreedor, deberá disponer de un Mandato por cada uno de los clientes a los que vaya a emitirles adeudos directos y debe conservar los mandatos que haya emitido, mientras puedan serle exigidos para justificar los cobros. El periodo máximo de custodia será por tanto de 13 meses, a contar desde el último adeudo emitido.

El Mandato es un documento equivalente a las órdenes de domiciliación utilizadas hasta ahora.

Con la firma del Mandato, el deudor autoriza al acreedor a iniciar los cobros en la cuenta indicada, y a su propia entidad bancaria a cargar en su cuenta los adeudos que el acreedor envíe.

Cada Mandato se identifica a través de la Referencia Única, que es asignada por el acreedor.

El Mandato debe indicar el tipo de pago a realizar: Un pago único, o varios pagos periódicos, un mandato de pago único, lógicamente, solo puede ser usado para enviar un único adeudo.

Los mandatos de cobros puntuales solo pueden ser utilizados para cobrar un único adeudo.

Los mandatos de cobros periódicos tienen una validez indefinida. Pero si no se emite ningún adeudo sobre dicho mandato durante un periodo de 36 meses, éste quedará automáticamente cancelado.

El acreedor debe evitar emitir adeudos directos con mandatos caducados. Si desea volver a emitir adeudos a un cliente cuyo mandato ha caducado, deberá recabar de su cliente un nuevo mandato.

Si un cliente cambia de entidad bancaria (BIC) o de cuenta (IBAN), no es necesario recabar un nuevo mandato. Simplemente, en el siguiente adeudo debe consignarse la nueva cuenta.

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